Thuê xe cho doanh nghiệp
Sau nhiều năm phát triển, dịch vụ cho doanh nghiệp thuê xe ngày càng có nhiều hình thức hướng đến việc tạo sự chủ động tối đa cho khách hàng như khi có đội xe riêng. Mỗi hình thức có những tiện lợi và hạn chế khác nhau.
Nên thuê xe hay mua xe
Lợi ích của thuê xe:
Sẽ có phương tiện đi lại mà không cần lo lắng về vấn đề tài chính như tiền mua xe và các chi phí nuôi xe: bảo dưỡng, sửa xe, động cơ ….
Nếu nguồn tài chính của công ty chưa sẵn sàng để mua một chiếc xe thì việc thuê xe cho doanh nghiệp là giải pháp tối ưu nhất
Nếu nhu cầu sử dụng để đi vài ba lần công tác một tháng, các doanh nghiệp nên chọn phương án thuê xe cho doanh nghiệp là tốt nhất và thuận tiện
Thuê xe sẽ không phải bận tâm đến phí gửi xe, gửi xe ở đâu,…
Thuê xe ô tô sẽ không phải lo đến phí sửa chữa bảo dưỡng, khấu hao định kỳ…
Thuê xe ô tô sẽ có tài xế riêng, tiết kiệm được thời gian chờ đợi, tìm chỗ đỗ xe
Lợi ích của mua xe:
Khi mua xe thì chúng ta sẽ được thoải mái nâng cấp lẫn trang bị thiết bị giải trí hiện đại cho xe
Chủ động trong nhiều tình huống và di chuyển không lo giới hạn số km như thuê xe
Ngoài mục đích di chuyển, còn là minh chứng cho sự phát triển của công ty, tiềm lực tài chính cao
Vậy thì nên thuê xe cho doanh nghiệp hay mua xe ? Hãy cân nhắc thật kỹ và làm phép so sánh đơn giản giữa hai phương án để đưa ra quyết định đúng đắn nhất
Thuê xác xe:
Với hình thức này, nhà xe chỉ cho thuê xe và doanh nghiệp tự bố trí người lái. Mỗi tháng một lần xe được giao về cho nhà xe bảo dưỡng, còn lại doanh nghiệp toàn quyền sử dụng xe. Mặc dù vậy, với nhu cầu thuê xe cho doanh nghiệp tương đối lớn, hình thức này thường gây nhiều phiền phức vì khó có thể đưa hết các chi phí sử dụng xe vào chi phí doanh nghiệp. Nếu tiền thuê xe cho doanh nghiệp có thể được hạch toán bằng hợp đồng thuê xe cho doanh nghiệp và hóa đơn thanh toán do nhà xe cung cấp, thì các khoản chi như lương thưởng cho tài xế đòi hỏi phải có đủ bảng lương, hợp đồng lao động mới có thể kê khai được. Đó là chưa kể để hạch toán được triệt để, hàng tháng bộ phận kế toán còn phải thu thập và xử lý từng hóa đơn đổ xăng, rửa xe, v.v.
Thuê xe có tài:
Để đơn giản thủ tục hơn, nhiều doanh nghiệp chọn cách thuê cả xe và tài xế. Với hình thức này, bộ phận kế toán chỉ cần hợp đồng và hóa đơn dịch vụ của nhà xe là có thể hạch toán được tiền thuê xe cho doanh nghiệp, kể cả các khoản chi cho tài xế, vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Dù phải đảm bảo giờ làm việc cho tài xế theo khung giờ đã thỏa thuận với nhà xe, doanh nghiệp vẫn hoàn toàn có thể tự túc tiền xăng xe và được chủ động sử dụng xe đi bất cứ đâu. Tuy nhiên, những tờ hóa đơn đổ xăng, rửa xe, phiếu đậu xe vẫn khiến bộ phận hành chính – kế toán phải mất kha khá công sức để thu thập và đối chiếu với lịch chạy xe, trước khi có thể đưa khoản phí này vào chi phí doanh nghiệp.
Thuê xe trọn gói:
Với dịch vụ này, ngoài việc được cung cấp thuê xe cho doanh nghiệp và tài xế, doanh nghiệp được bao sử dụng xe đi bất cứ đâu trong khung 100km và 10 tiếng mỗi ngày, ngoài khung thì phụ phí sẽ được tính thêm. Hàng tháng, kế toán chỉ cần nhận báo cáo từ nhà xe, rà soát phụ phí và thanh toán, rồi lấy hóa đơn về là có thể nhanh chóng hoàn tất thủ tục kê khai chi phí doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu nhu cầu sử dụng xe không ổn định, việc vẫn phải trả tiền thuê xe cho doanh nghiệp trong khi không đi hết 100km và 10 giờ mỗi ngày là một thiệt thòi. Bên cạnh đó, việc chưa ứng dụng triệt để công nghệ thông tin vào quản lý vẫn khiến nhân viên phụ trách phải theo dõi phát sinh trong việc thuê xe cho doanh nghiệp một cách rất thủ công.
Giải pháp toàn diện:
Đây là một cách thuê xe cho doanh nghiệp hoàn toàn mới do chúng tôi phát triển, tạo điều kiện thuê xe cho doanh nghiệp có tài với mức chi phí sát với thực tế dùng xe hơn, đi tới đâu trả tiền tới đó. Giải pháp mới còn trang bị cho nhân viên phụ trách xe một ứng dụng để có thể đặt xe từ nhiều nhà xe nhưng theo dõi và quản lý các xe này trên cùng một nền tảng. Điều này giúp doanh nghiệp đơn giản hóa được việc thuê xe cho doanh nghiệp và đặc biệt là có thể giúp doanh nghiệp bố trí được xe cho lãnh đạo và nhân viên sử dụng khi đến bất cứ nơi đâu công tác. Thuê nhiều loại xe từ nhiều nhà xe ở nhiều địa phương, nhưng doanh nghiệp chỉ phải thực hiện các thủ tục hết sức đơn giản và đồng bộ để hoàn tất thủ tục thanh toán bằng cách theo dõi các thống kê sử dụng được báo cáo tự động trên ứng dụng rồi thanh toán cho chúng tôi và nhận một hóa đơn duy nhất để kê khai chi phí doanh nghiệp.
Giải pháp thuê xe cho doanh nghiệp
Doanh nghiệp thường cần đến ô tô cho những việc như đưa đón lãnh đạo hay nhân viên đi làm, đi công tác, đi du lịch, đón rước khách hàng, đối tác, v.v. Nhiều nơi thường có đội xe riêng để chủ động điều phối. Tuy nhiên, việc này có vài hạn chế, như chi phí đầu tư xe cao, việc bảo trì, bảo dưỡng xe tốn kém, chưa kể phải tổ chức nhân sự lái xe. Nhưng vào dịp cao điểm họp hành công tác, có doanh nghiệp vẫn không tránh được tình trạng thiếu xe, trong khi lúc thấp điểm thì xe để không vẫn phải trả lương cho tài xế. Hiệu suất sử dụng xe ở doanh nghiệp vì thế mà thường không cao.
Vài năm gần đây, các doanh nghiệp có một lựa chọn tối ưu hơn về chi phí là giao cho một dịch vụ bên ngoài đảm trách việc tổ chức xe cộ, ngay cả là xe chở lãnh đạo hàng ngày. Với việc thuê ngoài, các khoản chi liên quan đến việc dùng xe dễ dàng được hạch toán. Chỉ khi thực sự dùng xe, doanh nghiệp mới phải trả tiền, không còn tốn nguồn lực để quản lý xe và tài xế. Tuy nhiên, hoạt động của các nhà xe chưa được tối ưu về công nghệ, nên việc trao đổi thông tin và quản lý đơn hàng giữa nhà xe và doanh nghiệp vẫn thủ công, dẫn đến các sai lệch khi điều động xe và thanh toán.
Nắm bắt được nhu cầu nói trên, chúng tôi đã xây dựng một giải pháp hoàn thiện để doanh nghiệp có thể đơn giản hóa việc tổ chức đi lại theo hướng thuê xe cho doanh nghiệp bên ngoài mà vẫn chủ động như dùng xe riêng. Giải pháp này áp dụng những thành tựu mới nhất của công nghệ thông tin để xây dựng một hệ thống giúp doanh nghiệp nhanh chóng tìm thuê mọi loại xe 4-45 chỗ trên toàn quốc để đi theo cuốc ngắn vài giờ hay theo chuyến dài nhiều ngày. Không chỉ đặt xe, thông qua ứng dụng dùng trên điện thoại di động hay máy tính, doanh nghiệp còn có thể dễ dàng quản lý đơn hàng và thanh toán công nợ.
Giải pháp của chúng tôi mang đến cho doanh nghiệp những tiện ích sau:
Xe đủ loại đi mọi nơi
Hệ thống của chúng tôi giúp doanh nghiệp có thể thuê đủ mọi dòng xe 4-45 chỗ, từ xe hạng vừa đến xe hạng sang và siêu sang, thậm chí là các loại xe không thông dụng trên thị trường.
Việc kết nối hàng trăm nhà xe trên khắp cả nước trên giúp doanh nghiệp có thể thuê xe cho doanh nghiệp ở bất kỳ tỉnh thành nào. Do đó, doanh nghiệp chỉ cần đến với chúng tôi thay vì phải ký kết với nhiều nhà cung cấp.
Tài xế chuyên nghiệp
Hệ thống của chúng tôi thường xuyên theo dõi và đánh giá tài xế của các nhà xe tham gia cung cấp dịch vụ thông qua ứng dụng đặt xe. Việc này nhằm đảm bảo doanh nghiệp luôn được phục vụ bởi những tài xế có tác phong chuyên nghiệp, lịch thiệp, và có kinh nghiệm lái xe đường dài an toàn.
Doanh nghiệp thậm chí có thể yêu cầu bố trí tài xế biết tiếng Anh để chở khách nước ngoài. Trình độ ngoại ngữ của các tài xế đảm bảo đủ để giao tiếp cơ bản với khách.
Dịch vụ đa dạng
Chúng tôi cung cấp dịch vụ đa dạng, đáp ứng tất cả các nhu cầu sử dụng xe của doanh nghiệp:
Thuê xe chuyến: Doanh nghiệp có thể đặt xe để đi trong một buổi, một ngày, hay nhiều ngày. Dịch vụ này có thể đáp ứng thêm các nhu cầu đặc biệt như bảng đón khách sân bay, nước uống và đồ ăn nhẹ cho chuyến đi dài.
Thuê xe tháng: Nếu có nhu cầu đưa đón thường xuyên lãnh đạo và nhân viên, doanh nghiệp có thể thuê xe cho doanh nghiệp nguyên tháng với hợp động từ 3 tháng đến 1 năm để sử dụng xe tất cả các ngày trong tuần hoặc chỉ những ngày làm việc.
Thanh toán linh hoạt
Doanh nghiệp có thể linh động lựa chọn các hình thức thanh toán tiền thuê xe sau mỗi chuyến đi hoặc tất toán công nợ định kỳ. Dù theo hình thức nào, chúng ta cũng đều cung cấp đầy đủ hóa đơn chứng từ để doanh nghiệp có thể hợp thức hoá các chi phí.
Quản trị tự động
Doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống công nghệ thông tin tiên tiến với các công cụ trực quan để không chỉ nhanh chóng tìm đặt xe, mà còn có thể theo dõi và xử lý đơn hàng, quản lý lịch điều xe, theo dõi công nợ thông qua các tài khoản trên hệ thống trực tuyến.
Đặt xe trực tuyến: Không cần gọi điện thoại hay gửi mail, toàn bộ thông tin được quản lý trên hệ thống.
Trao quyền chủ động: Thay vì tất cả phải qua đầu mối của là phòng hành chính quản trị, các phòng ban khi có nhu cầu sử dụng xe có thể tự đặt xe. Phòng hành chính quản trị chỉ cần phê duyệt hoặc cấp hạn mức để phòng ban tự quyết định.
Thông tin xe và tài xế: Có thể kiểm tra trực tiếp trên hệ thống, ngoài ra chúng tôi còn gửi tin nhắn chi tiết đến hành khách
Lịch xe: Tất cả các đơn hàng (booking) được hiển thị rõ ràng trên lịch để tiện theo dõi.
Công nợ: Chi phí tất cả các đơn hàng được quản lý trên hệ thống để doanh nghiệp chủ động theo dõi công nợ, xuất bảng kê đối chiếu với hoá đơn tài chính.
Tự động hóa điều hành
Với hệ thống điều hành hoàn chỉnh bằng công nghệ và quy trình chặt chẽ, việc điều hành xe cho khách hàng được tối ưu hoá bảo đảm nhanh và giảm thiểu tối đa sai sót để các doanh nghiệp yên tâm khi dùng dịch vụ của chúng tôi. Thông tin hành khách, điểm đón, hành trình, và thời gian được chuyển tự động cho nhà xe và tài xế thông qua tin nhắn và ứng dụng trên điện thoại để đảm bảo sự chính xác kể cả khi có sự thay đổi.
Với những điểm ưu việt trên, đặc biệt là khả năng hỗ trợ doanh nghiệp quản trị tự động, website chúng tôi đã tạo được sự hài lòng cho nhiều khách hàng doanh nghiệp trong thời gian qua. Chúng tôi tự hào là đã và đang cung cấp dịch vụ cho các tổ chức, các doanh nghiệp trong nước và các công ty nước ngoài.